インターンシップのお礼状に使う封筒・便箋の選び方を解説！例文付きで書き方も紹介

「インターンシップに参加したら、お礼状を出したほうがいい？」
「便箋や封筒は何を使えばいいの？どうやって書けばいいの？」

このような悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

インターンシップに参加し、現場の仕事内容や雰囲気も分かり志望度が高まったところでやるのは、お礼状を出すこと。

そこでこの記事では、お礼状に必要な封筒や便箋の選び方、お礼状やお礼メールの書き方をまとめました。

本記事を読めば、もうお礼状の書き方や便箋の選び方に迷うことはなくなり、人事に好印象を与えられるようになりますよ！

インターンシップ終了後にお礼状を出せば良い印象を与えられる！

お礼状を出せば必ず受かるわけではありませんが、人事担当者に「礼儀正しい学生だ」「うちへの志望度が高いんだな」と印象付けることができます。

中には人事担当者から返信が来て、本選考の日程を教えてくれる企業もあるようです。

インターンシップだけでなく、今後OB訪問や面接でお礼状を出す機会は増えます。他の学生より有利に就職活動を進めるためにも、お礼状を出すようにしましょう。

お礼状は手書きのほうが丁寧さが伝わる

お礼状をメールで送るべきか手書きにすべきか迷いますが、ビジネスシーンでは書面のほうがより丁寧さが伝わります。

ただ、メールのほうが届くのが早いので、早さを重視する場合はお礼メールを送りましょう。基本的にはお礼状を出すほうがベターです。

手書きとメールのどちらで送るかは、TPO（時間、場所、場合）に応じて使い分けましょう。

インターンシップのお礼状の便箋や封筒の選び方

お礼状に使用する封筒や便箋は、適当に選ばないように気をつけてください。

お礼状の封筒や便箋の選び方で大切なことは、2つあります。

間違えた封筒や便箋を使用し、企業からの信頼を落とさないように正しいものを選びましょう。

1.色は「白」で統一する

封筒と便箋の色は白で統一しましょう。茶封筒もありますが、一般的に事務用に使われることが多く、お礼状というフォーマルな用途に適していません。

また、宛名や本文を書く際に、黒色のペンの文字が最も映えるのは白です。

白といってもさまざまな色合いがあるため、封筒と便箋がセットのものを購入するのがおすすめです。

当たり前ですが、折れ曲がっていたり汚れがついていると、相手先からは悪印象になります。特に白色は、少しのシミや汚れであってもかなり目立ってしまうため、管理には十分注意しましょう。

2.大きさは「長形4号」を選ぶ

封筒のサイズは「長形4号」（横90mm×縦205mm）を選びましょう。「ながかたよんごう」や「ながよん」と読み、B5判の便箋を三つ折りで入れるのに適しています。

お礼状は、エントリーシートと違い折っても問題ないため、3つ折りにして封筒に入れましょう。

封筒と便箋は、文具店やスーパー、コンビニエンスストアでも販売されている場合があります。

横長の「洋形封筒」を使う場合は、宛名やお礼状は横書きで書きます。しかし、縦書きと比べてカジュアルな印象を与えてしまうため、ビジネスの場面では避けたほうがよいでしょう。

インターンシップのお礼状の封筒と便箋の書き方

せっかくお礼状を送っても、宛名などの書き方が間違っていると、かえって悪印象になりかねません。

正しい書き方を学んで、相手先に気持ち良くお礼状を読んでもらえるようにしましょう。

ここでは、お礼状の封筒や便箋の書き方を解説します。

1.表面の書き方

封筒の表面は、一番最初に担当者の目に入る大事なところです。以下の3つのことに気をつけて書きましょう。

誤字脱字が不安な場合は、シャーペンなどで下書きしてから書くのがおすすめです。

それぞれ解説します。

右側に企業の住所、その上に郵便番号を記載する

封筒の右側には企業の住所を、その上には郵便番号を記載しましょう。番地は、「1-3-5」と略して書くのではなく、「一丁目三番五号」と正式に記入します。

また、住所が長くて一行に入り切らない場合は、改行して調整します。

バランス良くきれいに書くために、改行後の書き出しは上にスペースを開けましょう。

郵便番号は、ほとんどの封筒の右上に「⬜⬜⬜-⬜⬜⬜⬜」といった枠があるので、そこに記入します。

枠がない場合は住所の上に書きますが、左上の切手を貼るスペースをしっかり空けておきましょう。

真ん中に「担当部署名」と「担当者名」を記載する

封筒の表側中央には、宛名を書きます。担当者の名前は、一番大きく書くことを意識しましょう。

部署名や役職が長く、担当者の名前を中央に書くのが難しい場合は、中央を挟んで部署名・役職と担当者の名前を書きます。

社名は、（株）と省略して書くのではなく「株式会社」と正式名称で記入しましょう。また、左上に切手を貼ることを考えて、スペースをしっかり空けます。

部署名や担当者名を間違えるのは論外であるため、間違えないようにしっかり確認しましょう。

焦って雑な字や誤字脱字がないように注意し、不安な方はシャーペンなどで下書きをしてから書くのがおすすめです。

宛先が個人宛てなら「様」、部署宛てには「御中」を記載する

宛先について、個人宛ては「様」、企業や部署宛てなら「御中」と書きます。

「〇〇部御中◯◯⬜⬜様」のように、「様」と「御中」を併用するのは間違っているため注意しましょう。このような場合は「〇〇部　御中」あるいは「〇〇部　〇〇⬜⬜様」と、二重敬語にならないようにします。

また、送り状を送る相手先が、別のオフィスビルやフロアにいることがすでにわかっている場合は、個人に送るようにしましょう。

「様」や「御中」など、敬称を正しく使うことは当たり前のことで、使えていないと企業からの信頼度に影響が出ます。

投函前に敬称を正しく使えているか、しっかり確認しましょう。

2.裏面の書き方

裏面の書き方は、以下の2つを意識しましょう。

裏面だからといって手を抜かないで、丁寧にバランスよく書きます。

右から「自宅住所」「大学名」「名前」を記載する

裏面の中央から左側に、右から「自宅住所」「大学名」「名前」を縦書きで書きましょう。表面の住所より少し小さめの文字で書き、丁目や番、号などを略さないよう注意します。

表面同様に郵便番号については、記入欄があるものとないものがあります。ある場合はその枠内に記入し、ない場合は左下に書き、その下に住所などを記載します。

左端上部の余白には「令和◯年◯月◯日」と縦書きで日付を書きましょう。

閉じ部分の中央には「〆」または「封」と記載する

上記の内容を書き、お礼状を入れたら、最後に閉じ部分の中央に「〆」または「封」と書きます。封を閉じたときに「〆」が、境目にしっかりまたがるように注意しましょう。

「〆切」などでよく使われる「〆」ですが、和製漢字であるため正しく書けるようにしましょう。

見よう見真似で、「✕」やカタカナの「メ」などと書いてはいけません。

これらの文字は「書類の入れ忘れがないことを確認したうえで、封をしている」と示すもので、必ず入れ忘れがないように注意しましょう。

インターンシップでのお礼状の書き方

お礼状はインターンシップ中に感じたこと、成長できたことを書くことで真剣に参加したという印象を与えられます。

一番印象的だったエピソードを、お礼状に書くようにしましょう。

それでは、具体的なお礼状の文章の書き方を解説していきます。

1.お礼状の文章の書き方

始めに「拝啓」の頭語をつけて、時候の挨拶「貴社におかれましては～」と続くのが一般的な流れとなります。

時候の挨拶の他の例は、以下のものがあります。

その後インターンシップに参加した感想と本選考への思いを記し、結びの挨拶「貴社のますますの～」、結語である「敬具」で締めくくります。

インターンシップの感想は、より具体的であるほうが印象に残るので、インターンシップ中はメモを取ることをおすすめします。

今回のインターンシップの感想や出来事に加え、学んだことやそれをどう業務に活かせるかを書くと意欲的に感じられます。

最後に日付と差出人、宛名を書いて終わりです。大学名と学部・学科名を忘れないように気をつけましょう。

2.お礼メールの書き方

続いて、お礼メールの書き方です。

以下が例文です。

件名には必ずメールの内容、大学名、氏名を記載しましょう。

本文の最初は部署名を入れた宛先、初めの挨拶と続き、一番重要なインターンシップでの感想と企業への志望度を書きましょう。

結びの挨拶で締めくくり、最後に署名を入れることがポイント。

インターンシップ参加時のお礼メールについては、以下の記事でより詳しく解説しているので、参考にしてみてくださいね。

インターンシップのお礼状を出すときのポイント5つ

お礼状を出すときには、いくつかポイントを抑えておく必要があります。

以下の5つのポイントを押さえてからお礼状を出しましょう。

上記の内容を守らないと、ビジネスマナー的にアウトだったり、担当者から悪印象になる恐れがあります。しっかり目を通して、間違えないようにしましょう。

1.インターンシップが終わったら素早く出す

お礼状とお礼メールを出すときのポイントは、「素早く出す」ことです。

早ければ早いほど企業からは好印象になるため、インターンシップから遅くても3日以内には出すことを心がけましょう。

間に合わないときや、カジュアルな社風の企業はお礼メールを送りましょう。

メールでお礼状を出した際に、企業側から返事をもらえることがあります。

その場合はなるべく早く、簡潔な内容で再度返信するようにしましょう。

2.間違えたら修正液は使わずに書き直す

お礼状に限らず、就活で必要になる書類で書き間違いをした場合は、修正液などは使わずに書き直すようにしましょう。

修正液を使ったり、二重線で修正をしたりするのは、ビジネスマナーとして正しくありません。

修正ペンなどで修正されているお礼状と、誤字脱字がなくきれいな状態のお礼状では、後者のほうが圧倒的に好印象です。

せっかくお礼状を出したのに、印象が悪くなっては元も子もないため、間違えたらしっかり書き直すようにしましょう。

2.インターンシップが終わったら素早く出す

お礼状とお礼メールを出すときのポイントは、「素早く出す」ことです。

早ければ早いほど企業からは好印象になるため、インターンシップから遅くても3日以内には出すことを心がけましょう。

間に合わないときや、カジュアルな社風の企業はお礼メールを送りましょう。

メールでお礼状を出した際に、企業側から返事をもらえることがあります。

その場合はなるべく早く、簡潔な内容で再度返信するようにしましょう。

3.雨ににじみやすい水性ペンの使用は避ける

お礼状で使用するペンは、両面とも雨ににじみやすい水性ペンや万年筆、こすって消えるペンなどの使用は避けましょう。

水に濡れてしまうと、文字がかすんで正確に読み取れなくなる恐れがあります。

黒の油性ペンやゲルインクが水ににじみにくくおすすめです。

大きさに特に決まりはありませんが、0.5〜0.7ミリ程度のものがベター。極端に太かったり、細かったりするペンを使うと読みづらく、ストレスを感じてしまいます。

素晴らしい内容であったとしても、最初に見たときに読みづらさを感じさせてしまっては台無しです。

お礼状に限らず他人に渡す書類は、相手先の立場になって、読みやすい文章にすることが大切です。

4.他に提出物があるなら一緒に出す

他に提出物があれば一緒に出しましょう。インターン先によっては、インターンシップ終了後にアンケートや感想、創作物などの提出を求めるところもあり、お礼状に同封しても問題ありません。

むしろ、一回の郵送で済んだほうがコストや手間もかからず、企業側としても開封や確認の手間が少なくよいでしょう。

同封する提出物が多かったり折り曲げられない際は、クリアファイルに入れるのがおすすめです。万が一雨に濡れても問題ありませんし、担当者もクリアファイルごと取り出せるため手間が省けます。

クリアファイルに入れて送る際は、書類の向きがバラバラになっていないか注意し、「角形A4号」か「角形2号」の封筒に入れて送りましょう。

5.最後に封筒の左上に切手を貼る

必要事項を書き終えたら、最後に封筒の左上に切手を貼ります。先に貼ってしまうと、書き間違えをしたときに無駄になってしまうため、必ず最後にしましょう。

貼るときは切手を水に濡らすようにし、間違っても唾液などで貼ってはいけません。

切手の料金は、郵送物の重さによって変わります。貼る前に切手を間違えていないか、郵送物の重さと切手の料金を確認しましょう。

お礼状を手渡しする場合も郵送の場合と基本は同じ

お礼状を手渡しする場合も、封筒の表面の住所と切手が不要になるだけで、他は郵送と同じです。宛名は略さず正確に企業名、部署名、役職、氏名を書きます。

住所の分スペースが空くため、宛名をバランスよく書けるように調整し、相手先の名前を一番大きく書くように意識しましょう。

封筒の裏面に自分の自宅住所、大学名、名前、日付を書き、相手先が誰から受け取ったのかがすぐに分かるようにします。

時間に余裕がないからと、急いで書いた雑な内容のお礼状を持っていくことがないように、時間に余裕を持って書きましょう。

今後お礼状やお礼メールを書いたほうがいい場面

お礼状やお礼メールを出したほうがいい場面は、インターンシップ後やOB訪問の後、面接後です。

どちらも貴重な時間を割いてもらったお礼と、企業への本気度を伝えましょう！

特にOB訪問は対応によっては後輩への影響もあるので、感謝の気持ちを必ず伝えてください。

「お礼状は封筒や便箋を購入しなくてはならないし、面倒」と思うかもしれませんが、多少の手間で本気度と感謝の気持ちが伝わるのであれば活用すべきです。

忙しい時でも、せめてお礼メールは出すようにしましょう。

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お礼状を出して感謝の気持ちを伝えよう

この記事では、インターンシップのお礼状の書き方や、便箋や封筒の選び方、注意点について紹介しました。

インターンシップで色々な業界・企業を見ておくことは、今後の社会人生活で大きな糧となります。

参加後は早めにお礼状かお礼メールを出し、感謝の気持ちを伝えましょう！

お礼状やお礼メールを書くと、自分が学んだことや成長できたことを再確認でき、自己分析が深まります。

マナーを身につけながら、就職活動をより実りあるものにしていきましょう！